Oprogramowanie dla touroperatorów to system rezerwacji, rezerwacji i zarządzania kanałami, który zarządza komercyjną stroną działalności związanej z wycieczkami, aktywnościami, atrakcjami i doświadczeniami. Obsługuje on to, czego nie potrafi uniwersalny kalendarz ani narzędzie do umawiania spotkań: zmienną liczbę miejsc na wyjazd, ceny za osobę i grupę, dostępność sezonową, alokację zasobów (przewodników, pojazdów, sprzętu) oraz – co najważniejsze – dystrybucję między internetowymi agencjami turystycznymi i resellerami, które generują dużą część rezerwacji doświadczeń. Kategoria ta istnieje, ponieważ sprzedaż wycieczki kajakowej o 9:00 z dwunastoma miejscami, trzema przewodnikami i wypożyczonym sprzętem (Wadytraint) to zasadniczo inny problem niż rezerwacja indywidualnego spotkania.
Cechą charakterystyczną tej kategorii, która najbardziej odróżnia ją od pokrewnych narzędzi do planowania, jest zarządzanie kanałami. Organizatorzy wycieczek rzadko sprzedają swoje usługi wyłącznie za pośrednictwem własnej strony internetowej. Oferują te same oferty na platformach takich jak Viator, GetYourGuide, Airbnb Experiences i Klook, a często również za pośrednictwem lokalnych resellerów, hoteli i biur konsjerży. Bez menedżera kanałów synchronizacja dostępności we wszystkich tych miejscach jest ręczna, podatna na błędy i stanowi bezpośrednią przyczynę overbookingu. Oprogramowanie organizatora wycieczek łączy się z tymi kanałami za pośrednictwem centralnego systemu rezerwacji, więc miejsce sprzedane w dowolnym kanale jednocześnie zmniejsza dostępność we wszystkich miejscach.
Popyt na to oprogramowanie rośnie wraz z gospodarką doświadczeń. Podróżni coraz częściej rezerwują atrakcje online i z wyprzedzeniem, zamiast umawiać się na nie po przyjeździe, a OTA stały się głównym narzędziem odkrywania wycieczek i atrakcji turystycznych. Ta zmiana nagradza operatorów, którzy mogą szeroko dystrybuować i centralnie zarządzać rezerwacjami, a jednocześnie uderza w tych, którzy nadal koordynują arkusze kalkulacyjne, rezerwacje e-mailowe i telefoniczne. Dla większości operatorów wybrana przez nich platforma staje się operacyjnym kręgosłupem firmy, wpływając na sprzedaż, obsadę kadrową, płatności i raportowanie.
Ponieważ kategoria ta obejmuje wszystko, od operatora wycieczek pieszych z jednym przewodnikiem po wielooddziałową atrakcję sprzedającą tysiące biletów dziennie, „oprogramowanie dla touroperatorów” obejmuje szeroką gamę produktów w bardzo zróżnicowanych cenach i poziomach zaawansowania. Niektóre narzędzia oferują widget rezerwacji na stronie internetowej operatora; inne oferują dystrybucję resellerską i działają głównie jako channel manager; najbardziej kompletne platformy oferują oba te elementy, a dodatkowo zarządzanie zasobami, płatnościami i CRM. Zrozumienie, jakiej funkcjonalności operator najbardziej potrzebuje, to pierwszy krok do trafnego wyboru.
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania dla organizatorów wycieczek: kluczowe korzyści dla Wadyider
Wartość platformy zaprojektowanej specjalnie do tego celu skupia się w trzech obszarach — szerszej dystrybucji, mniejszej liczbie błędów operacyjnych i skróceniu czasu potrzebnego na odzyskanie sprawności manualnej koordynacji — jednak to późniejsze efekty w postaci wzrostu przychodów i zatrudnienia zazwyczaj uzasadniają koszt.
Dystrybucja w OTA i u resellerów
Największą korzyścią dla większości operatorów jest połączona dystrybucja. Wystawianie ofert na wielu platformach zwiększa liczbę miejsc, w których podróżni mogą odkrywać i rezerwować usługi, a menedżer kanałów ułatwia to, automatycznie synchronizując dostępność. Zamiast utrzymywać oddzielne kalendarze dla każdego OTA, operator zarządza jedną centralną ofertą, a oprogramowanie przesyła i uzgadnia rezerwacje we wszystkich połączonych kanałach. Dla operatorów, których rezerwacje pochodzą głównie z kanałów zewnętrznych, jest to funkcja, na której opiera się cały proces zakupu.
Mniej overbookingu i błędów ręcznych
Sprzedaż tej samej, ograniczonej liczby miejsc w kilku kanałach to dokładnie sytuacja, która prowadzi do overbookingu, gdy jest on realizowany ręcznie. Centralny system rezerwacji eliminuje to ryzyko, traktując dostępność jako jedno źródło informacji: miejsce sprzedane gdziekolwiek jest natychmiast niedostępne wszędzie. Korzyści operacyjne to mniej odrzuconych klientów, mniej zwrotów pieniędzy i przeprosin oraz mniej czasu poświęcanego przez personel na uzgadnianie terminów rezerwacji po fakcie.
Rezerwacje bezpośrednie bez prowizji
Oprócz dystrybucji pośredniej, oprogramowanie dla touroperatorów oferuje operatorom system rezerwacji na ich własnej stronie internetowej, dzięki czemu podróżni mogą sprawdzać dostępność w czasie rzeczywistym i płacić bezpośrednio. Rezerwacje bezpośrednie pozwalają uniknąć prowizji pobieranej przez OTA, co sprawia, że kanał internetowy jest najbardziej dochodowy dla operatora. Dobra platforma aktywnie wspiera stopniowe przenoszenie wolumenu rezerwacji w kierunku rezerwacji bezpośrednich, jednocześnie wykorzystując OTA do dotarcia do potencjalnych klientów i ich odkrycia.
Zautomatyzowane operacje i komunikacja
Poza samą sprzedażą, platformy te automatyzują również inne czynności: wysyłanie e-maili z potwierdzeniem, przypomnienia, zrzeczenie się praw, dostarczanie biletów i działania następcze po zakończeniu podróży. Manifesty i harmonogramy zasobów są generowane automatycznie, dzięki czemu personel wie, którzy przewodnicy, pojazdy i sprzęt są przydzieleni do każdego wyjazdu. Dla rozwijającego się operatora ta automatyzacja pozwala na zwiększenie liczby rezerwacji bez proporcjonalnego wzrostu liczby pracowników administracyjnych.
Raportowanie i widoczność przychodów
Centralizacja rezerwacji centralizuje również dane. Operatorzy uzyskują jeden widok sprzedaży według kanału, produktu i okresu, co sprawia, że decyzje dotyczące cen i pojemności opierają się na dowodach, a nie na intuicji. Zrozumienie, które doświadczenia i które kanały faktycznie generują marżę – a nie tylko wolumen – jest trudne do osiągnięcia z poziomu odłączonych pulpitów OTA i jest jedną z cichszych, ale trwalszych korzyści płynących z konsolidacji w jednym systemie.
Kto korzysta z oprogramowania dla organizatorów wycieczek
Kategoria ta obsługuje szeroką gamę doświadczonych firm, ale jej wspólnym mianownikiem jest dostępność zapasów w oparciu o pojemność, sprzedawanych za pośrednictwem wielu kanałów.
Operatorzy wycieczek
Wycieczki z przewodnikiem – piesze, rowerowe, kulinarne, łodzią, przygodowe i wielodniowe – stanowią główny cel. Operatorzy ci zarządzają wyjazdami o stałej liczbie miejsc, przydzielają przewodników i sprzęt oraz zazwyczaj sprzedają bilety zarówno za pośrednictwem własnej strony internetowej, jak i OTA. Priorytetem jest dla nich niezawodna synchronizacja dostępności, przejrzyste listy obecności oraz możliwość obsługi wariantów, takich jak wyjazdy prywatne lub współdzielone oraz wycieczki wielodniowe.
Dostawcy aktywności i doświadczeń
Organizatorzy zajęć jednorazowych – kajakarstwa, wspinaczki, kursów gotowania, warsztatów, escape roomów, sportów wodnych – wykorzystują oprogramowanie do sprzedaży sesji w określonych przedziałach czasowych z cenami za osobę i sprzętem Wadytraints. Szybka, mobilna rezerwacja online oraz sprawna obsługa zrzeczeń i płatności mają tu największe znaczenie, ponieważ duża część rezerwacji jest dokonywana blisko daty wydarzenia.
Atrakcje i miejsca
Muzea, ogrody zoologiczne, akwaria, tarasy widokowe i podobne atrakcje korzystają z tych platform głównie do sprzedaży biletów z określonymi godzinami wejścia i kontroli przepustowości, często przy dużym natężeniu ruchu. Nacisk kładziony jest na przepustowość: szybkie wymeldowanie, zarządzanie wejściami z określonymi godzinami wejścia, obsługę grup i członkostwa oraz kontrolę dostępu przy wejściu. W przypadku obiektów o dużym natężeniu ruchu, wydajność i niezawodność systemu biletowego przewyższają większość innych rozwiązań Wady.
Firmy oferujące usługi turystyczne i działalność wielofunkcyjną
Operatorzy, którzy prowadzą kilka atrakcji, lokalizacji lub marek pod jednym dachem, korzystają z oprogramowania dla touroperatorów, aby zarządzać portfolio produktów z poziomu jednego systemu, z raportowaniem Wadyolidated dla wszystkich z nich. Zarządzanie wieloma produktami, dostęp pracowników oparty na rolach oraz relacje z dystrybutorami to funkcje, które mają znaczenie w tej skali, a integracja z istniejącymi systemami CRM i marketingowymi staje się realnym wymogiem.
Różne rodzaje oprogramowania dla organizatorów wycieczek
Kategoria ta nie jest jednolita, a narzędzia zazwyczaj wyróżniają się jedną z kilku wyraźnych zalet:
-
Platformy oparte na rezerwacjach Skupiają się na systemie rezerwacji i kalendarzu operatora: dostępność w czasie rzeczywistym na stronie internetowej operatora, zarządzanie pojemnością i zasobami oraz płatności. Są one odpowiednie dla operatorów, których priorytetem jest sprawna obsługa rezerwacji bezpośrednich.
-
Platformy zarządzane przez menedżerów kanałów Skupiają się na dystrybucji OTA i resellerskiej, działając jako łącznik między zasobami operatora a platformami handlowymi, takimi jak Viator, GetYourGuide i Klook. Są one odpowiednie dla operatorów, których wolumen pochodzi głównie z kanałów zewnętrznych.
-
Platformy operatorskie typu „wszystko w jednym” Łączą zarządzanie rezerwacjami, dystrybucję kanałów, alokację zasobów, płatności i raportowanie w jednym systemie. Są one odpowiednie dla operatorów, którzy potrzebują pojedynczego, operacyjnego szkieletu, a nie zestawu połączonych ze sobą narzędzi.
-
Platformy oparte na biletach optymalizacja pod kątem wejściówek o określonej godzinie do atrakcji i obiektów, priorytetowe traktowanie szybkości odprawy, kontroli dostępu i przepustowości ponad złożoność planu podróży.
Funkcje oprogramowania dla organizatorów wycieczek
Zestawy funkcji są bardzo zróżnicowane w obrębie kategorii. Pomaga to oddzielić możliwości, które definiują daną kategorię, od tych, które odróżniają solidne platformy od podstawowych.
Wersja standardowa
System rezerwacji online
Widget do rezerwacji w czasie rzeczywistym na stronie internetowej operatora, pokazujący dostępność na żywo oraz umożliwiający dokonywanie bezpośrednich rezerwacji i płatności. To fundament najbardziej dochodowego, bezprowizyjnego kanału operatora.
Centralny System Rezerwacji
Jedno źródło informacji o dostępności i rezerwacjach we wszystkich kanałach, dzięki czemu pojemność sprzedana w dowolnym miejscu jest uwzględniona wszędzie. To właśnie zapobiega nadrezerwacji podczas sprzedaży na wielu platformach.
Zarządzanie kanałami i łączność OTA
Połączenia z OTA i resellerami, którzy generują rezerwacje na atrakcje – Viator, GetYourGuide, Airbnb Experiences, Klook i innymi – z dwustronną dostępnością i synchronizacją rezerwacji. Zakres i niezawodność tych połączeń często decydują o zakupie.
Zarządzanie pojemnością i zasobami
Narzędzia umożliwiające określenie pojemności dla każdego wyjazdu oraz przydzielanie przewodników, pojazdów, pokoi i sprzętu wymaganego dla każdej rezerwacji, z automatycznymi manifestami i harmonogramami zasobów.
Płatności i depozyty
Zintegrowane przetwarzanie płatności dla pełnych wpłat, depozytów i sald, w idealnym przypadku obsługujące wiele walut i łączące się z preferowanym przez operatora dostawcą usług przetwarzania płatności.
Automatyczna komunikacja z klientem
Potwierdzenia, przypomnienia, zwolnienia, dostarczanie biletów i działania następcze uruchamiane są automatycznie, co zmniejsza liczbę ręcznych czynności administracyjnych i liczbę nieobecności.
Kluczowe cechy, których należy szukać
Szerokość i niezawodność połączeń OTA
Nie wszyscy menedżerowie kanałów łączą się z tymi samymi platformami handlowymi i nie wszystkie połączenia są równie stabilne. Konkretne OTA, z którymi operator jest zależny, i niezawodna synchronizacja dostępności mają większe znaczenie niż liczba integracji.
Opłaty rezerwacyjne i całkowity koszt
Modele Cennik różnią się między sobą: abonamentami ryczałtowymi, opłatami za rezerwację i kombinacjami obu tych metod. Ponieważ opłaty za rezerwację są bezpośrednio zależne od wolumenu, należy porównywać efektywny koszt na rzeczywistym poziomie rezerwacji operatora, a nie cenę wywoławczą.
Operacje mobilne i codzienne
Przewodnicy i pracownicy obsługi portierów potrzebują mobilnego dostępu do manifestów, odprawy i wprowadzania zmian w ostatniej chwili. Zaawansowane narzędzia do obsługi w dniu przylotu odróżniają platformy przeznaczone do pracy w terenie od tych przeznaczonych wyłącznie do rezerwacji w zapleczu.
Dopasowanie do niszy a narzędzia ogólnego przeznaczenia
Platforma stworzona specjalnie z myślą o wycieczkach, aktywnościach i doświadczeniach obsługuje natywnie pojemność, zasoby i dystrybucję OTA, podczas gdy uniwersalne narzędzie do planowania lub umawiania spotkań , dostosowane do konkretnego przypadku użycia, zazwyczaj nie jest w stanie tego zrobić. Różnica jest najbardziej widoczna w zarządzaniu kanałami i alokacji zasobów, czym narzędzia ogólne rzadko się zajmują.
Raportowanie i Integracje
Zintegrowane raporty dotyczące wszystkich kanałów i produktów, a także integracja z narzędziami do marketingu e-mailowego , CRM i analiz, z których operator już korzysta, określają, na ile platforma pasuje do istniejącego zestawu rozwiązań, zamiast go zastępować.
Ważne wskazówki przy wyborze oprogramowania dla organizatora wycieczek
Dopasuj narzędzie do swojego głównego kanału
Najważniejszą decyzją jest to, czy rezerwacje operatora pochodzą głównie z jego własnej strony internetowej, głównie z OTA, czy też z obu źródeł. Narzędzie do rezerwacji i narzędzie do zarządzania kanałami rozwiązują różne problemy, a właściwy wybór zależy od faktycznego wolumenu. Operatorzy, którzy popełniają błąd, ostatecznie płacą za atuty, z których nie korzystają, tracąc jednocześnie możliwości, których najbardziej potrzebują.
Modeluj rzeczywisty koszt przy swoim wolumenie
Ponieważ wiele platform pobiera opłaty za rezerwację dodatkowo do lub zamiast subskrypcji, dwa narzędzia o podobnych cenach detalicznych mogą znacząco różnić się rzeczywistym kosztem. Operatorzy powinni modelować całkowite opłaty na podstawie rzeczywistego miesięcznego wolumenu rezerwacji, wliczając prowizje OTA, przed porównaniem opcji. Niska opłata za rezerwację przekłada się na znaczącą przewagę na dużą skalę.
Zweryfikuj konkretne połączenia OTA, na których polegasz
Szerokość kanału ma znaczenie tylko wtedy, gdy obejmuje rynki, na których operator faktycznie sprzedaje. Przed podjęciem decyzji sprawdź, czy platforma łączy się z tymi konkretnymi OTA i resellerami, i dowiedz się, jak działa synchronizacja w okresach wzmożonego popytu, gdy koszt nadrezerwacji jest najwyższy.
Wadyider Niche Fit ponad ogólnością
Narzędzie stworzone specjalnie z myślą o wycieczkach, aktywnościach i doświadczeniach poradzi sobie z przepustowością, zasobami i dystrybucją w sposób, w jaki nie poradzi sobie z tym przeprojektowany, uniwersalny harmonogram. Dla operatorów, których działalność opiera się na doświadczeniach, opcja stworzona specjalnie zazwyczaj rekompensuje swoją specjalizację mniejszą liczbą obejść i ręcznych uzgodnień.
Plan na ten dzień i Front-Wykorzystanie linii
Rezerwacja to dopiero połowa sukcesu; druga połowa toczy się w miejscu spotkania lub przy wejściu. Ocena sposobu, w jaki przewodnicy i personel będą meldować gości, przeglądać listy gości i obsługiwać zmiany na urządzeniach mobilnych, jest równie ważna, jak ocena procesu rezerwacji w zapleczu.
Oprogramowanie do planowania spotkań online
Dla firm usługowych, które opierają swoją działalność na indywidualnych spotkaniach o stałym czasie trwania, a nie na doświadczeniach grupowych opartych na dostępności, oprogramowanie do planowania spotkań online jest lepszym rozwiązaniem. Linią podziału jest dostępność i dystrybucja: narzędzia do umawiania spotkań rzadko obsługują dostępność dla każdego wyjazdu lub zarządzanie kanałami OTA.
Przetwarzanie płatności
Każda rezerwacja kończy się płatnością, a operatorzy łączą swoją platformę z systemem przetwarzania płatności dla depozytów, sald i transakcji wielowalutowych. Stopień integracji platformy rezerwacyjnej z preferowanym przez operatora systemem przetwarzania płatności wpływa zarówno na koszty, jak i na uzgadnianie.
Programy CRM
W miarę jak operatorzy budują powtarzalne i grupowe relacje, systemy CRM zarządzają relacjami z klientami, segmentacją i działaniami następczymi wykraczającymi poza pojedynczą rezerwację. Integracja między platformą rezerwacyjną a systemem CRM zapewnia dostępność danych klientów w działach sprzedaży i marketingu.
E-mail marketing
Kontakty po wizycie, prośby o recenzję i remarketing do stałych gości są obsługiwane za pośrednictwem platform marketingu e-mailowego . Połączenie danych o rezerwacjach z narzędziami e-mailowymi pozwala operatorom przekształcić jednorazowych gości w stałych klientów.
Live Chat
Operatorzy, którzy na swoich stronach internetowych odpowiadają na pytania dotyczące rezerwacji przed jej dokonaniem, mogą skorzystać z narzędzi do czatu na żywo , które pomagają im w dokonywaniu rezerwacji poprzez odpowiadanie na pytania dotyczące dostępności i logistyki w czasie rzeczywistym.
