Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy to kategoria narzędzi zaprojektowanych, aby pomóc organizacjom definiować, realizować, monitorować i optymalizować powtarzalne procesy, które napędzają ich codzienne działania. Platformy te zapewniają ustrukturyzowane środowisko, w którym przepływy pracy można wizualnie mapować, automatyzować w miarę możliwości i śledzić od początku do końca. Niezależnie od tego, czy firma przetwarza wnioski o przyjęcie pracowników, zarządza procesami zatwierdzania treści, czy koordynuje zamówienia między działami, oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy stanowi operacyjny kręgosłup, który zapewnia, że praca przebiega przez właściwe kroki, we właściwej kolejności i z udziałem odpowiednich osób na każdym etapie.
W swojej istocie oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy zastępuje ręczne przekazywanie zadań, zatwierdzanie za pomocą poczty e-mail i doraźne kierowanie zadań, które spowalniają pracę organizacji i prowadzą do błędów. Zamiast polegać na osobach, które mają pamiętać o kolejnym kroku procesu lub szukać odpowiedniego zatwierdzającego, platformy te wymuszają sekwencje działań Wadyistent i automatycznie kierują zadania do odpowiedniej osoby lub zespołu. Ta możliwość koordynacji procesów wyróżnia oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy od rozwiązań ogólnego przeznaczenia. zarządzania zadaniami or Zarządzanie projektami narzędzia, które skupiają się bardziej na śledzeniu poszczególnych elementów niż na zarządzaniu przepływem pracy poprzez ustrukturyzowane procesy.
Rynek oprogramowania do zarządzania przepływem pracy znacząco wzrósł, ponieważ organizacje dostrzegają koszty operacyjne źle zarządzanych procesów. Manualne przepływy pracy tworzą wąskie gardła, zwiększają ryzyko nieprzestrzegania przepisów i utrudniają identyfikację miejsc, w których występują nieefektywności. Nowoczesne platformy do zarządzania przepływem pracy rozwiązują te problemy, łącząc wizualne projektowanie procesów, automatyzację przepływów pracy, monitorowanie w czasie rzeczywistym i analitykę w jednym środowisku. Kategoria ta obejmuje obecnie rozwiązania od lekkich narzędzi, które użytkownicy bez wiedzy technicznej mogą konfigurować za pomocą kreatorów typu „przeciągnij i upuść”, po platformy klasy korporacyjnej, które umożliwiają koordynowanie złożonych, wielodziałowych procesów z logiką warunkową, ścieżkami równoległymi i integracją obejmującą dziesiątki systemów biznesowych.
Dlaczego warto korzystać z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy: kluczowe korzyści dla Wadyider
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy zapewnia wymierne korzyści w zakresie efektywności procesów, zgodności, widoczności i operacyjnej płynności. Wdrożenie odpowiedniej platformy może fundamentalnie zmienić sposób, w jaki organizacja realizuje swoje podstawowe przepływy pracy.
Wyeliminuj wąskie gardła i skróć czas cyklu procesu
Jedną z najbardziej bezpośrednich korzyści oprogramowania do zarządzania przepływem pracy jest możliwość identyfikacji i eliminowania wąskich gardeł, które spowalniają pracę. Gdy każdy etap procesu jest monitorowany i mierzony, łatwo dostrzec, gdzie praca się zatrzymuje, niezależnie od tego, czy jest to menedżer, który notorycznie opóźnia zatwierdzenia, czy też brak przejrzystości w przekazywaniu zadań między działami. Ujawniając te punkty tarcia, organizacje mogą przeprojektować swoje przepływy pracy, aby skrócić cykle i zapewnić postęp prac bez zbędnych opóźnień. Zautomatyzowane reguły eskalacji mogą również powiadamiać odpowiednie osoby, gdy zadania oczekują zbyt długo, zapobiegając bezczynności.
Wymuszaj poprawność danych i ograniczaj błędy ludzkie
Procesy manualne są nieodłączną cechą Wadyistent. Różni członkowie zespołu mogą wykonywać nieco inne kroki, pomijać etapy lub podejmować decyzje w oparciu o niekompletne informacje. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy wymusza standaryzowaną sekwencję działań dla każdego wystąpienia procesu, zapewniając, że każde żądanie, wniosek lub zamówienie podąża tą samą ścieżką, niezależnie od tego, kto je inicjuje. Taka Wadyistency redukuje błędy, minimalizuje poprawki i zapewnia bardziej przewidywalne rezultaty. W przypadku organizacji podlegających wymogom regulacyjnym, standaryzacja ta tworzy również wiarygodny ślad audytu, który potwierdza zgodność z ustalonymi procedurami.
Zwiększ widoczność w całej organizacji
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w status każdej aktywnej instancji procesu. Menedżerowie i interesariusze mogą na pierwszy rzut oka sprawdzić, ile wniosków jest w trakcie realizacji, na jakim etapie jest każde z nich i czy istnieje ryzyko niedotrzymania terminu. Pulpity nawigacyjne i narzędzia do raportowania agregują te dane, aby ujawnić trendy w czasie, takie jak średni czas przetwarzania, wskaźniki ukończenia i typowe punkty awarii. Osiągnięcie takiego poziomu przejrzystości jest trudne w przypadku przepływów pracy realizowanych ręcznie lub za pośrednictwem poczty e-mail, gdzie status danego elementu często jest widoczny tylko w skrzynce odbiorczej.
Uwolnij moce przerobowe zespołu dzięki automatyzacji przepływu pracy
Wiele etapów rutynowych procesów biznesowych obejmuje powtarzalne działania oparte na regułach, które nie wymagają ludzkiej oceny. Automatyzacja przepływu pracy Możliwości te pozwalają organizacjom automatyzować zadania, takie jak kierowanie dokumentów do właściwego zatwierdzającego w oparciu o predefiniowane kryteria, wysyłanie powiadomień e-mail na określonych etapach, aktualizowanie rekordów w połączonych systemach czy generowanie raportów po zakończeniu procesu. Automatyzując te mało wartościowe zadania, zespoły mogą przeznaczyć swój czas i uwagę na zadania, które rzeczywiście wymagają ich wiedzy specjalistycznej. Skumulowany efekt w całej organizacji, która obsługuje setki lub tysiące procesów miesięcznie, może być znaczący.
Poprawa rozliczalności i możliwości śledzenia
Każda czynność podjęta na platformie do zarządzania przepływem pracy jest rejestrowana, tworząc pełną historię tego, kto, co i kiedy zrobił. Ta możliwość śledzenia jest cenna nie tylko dla celów zgodności i audytu, ale także dla rozwiązywania sporów, zrozumienia sposobu podejmowania decyzji i identyfikowania możliwości szkoleniowych. W przypadku problemów z procesem, możliwość prześledzenia dokładnej sekwencji zdarzeń znacznie ułatwia analizę przyczyn źródłowych w porównaniu z próbą odtworzenia tego, co się wydarzyło, na podstawie wątków e-mail i pamięci.
Kto korzysta z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy jest wykorzystywane w szerokim zakresie branż, działów i organizacji o różnej wielkości. Chociaż konkretne zarządzane procesy różnią się, fundamentalna potrzeba ustrukturyzowanych, zautomatyzowanych i przejrzystych przepływów pracy jest obecna we wszystkich z nich.
Zespoły ds. zasobów ludzkich
Działy HR zarządzają niektórymi z najbardziej wymagających pod względem procesów przepływów pracy w każdej organizacji, w tym przepływami pracowników wprowadzenie, offboarding, wnioski urlopowe, cykle oceny wyników i rejestracja świadczeń. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy pozwala zespołom HR standaryzować te procesy, zapewniając, że każdy nowy pracownik przechodzi przez tę samą sekwencję wdrażania, każdy wniosek urlopowy przechodzi przez prawidłowy łańcuch zatwierdzania, a każdy offboarding obejmuje niezbędne kroki w celu odwołania dostępu i zwrotu aktywów. Taka ważność poprawia doświadczenia pracowników i zmniejsza ryzyko pominięcia kroków, które mogłyby prowadzić do problemów prawnych lub niezgodności z przepisami.
Zespoły ds. finansów i księgowości
Procesy finansowe, takie jak zatwierdzanie faktur, kierowanie zamówień zakupu, zwrot kosztów i autoryzacja budżetu, są naturalnymi kandydatami do zarządzania przepływem pracy. Procesy te obejmują wiele etapów zatwierdzania, progi kwotowe determinujące kierowanie oraz rygorystyczne wymagania dotyczące dokumentacji. Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy zapewnia zgodność przepływów finansowych z wewnętrznymi kontrolami i przepisami zewnętrznymi, a jednocześnie skraca czas przetwarzania rutynowych transakcji. Automatyczne powiadomienia informują osoby zatwierdzające i zapobiegają zaleganiu faktur bez przetwarzania.
Zespoły IT i operacyjne
Działy IT wykorzystują oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy do obsługi zgłoszeń serwisowych, procesów zarządzania zmianą, zapewniania dostępu i procedur reagowania na incydenty. Zespoły operacyjne stosują podobne narzędzia do zarządzania przepływem pracy w obszarze zaopatrzenia, zgłoszeń dotyczących konserwacji obiektów i wdrażania dostawców. W obu przypadkach możliwość definiowania jasnych ścieżek eskalacji, egzekwowania procedur zatwierdzania i integracji z innymi systemami przedsiębiorstwa sprawia, że oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy jest niezbędne do utrzymania efektywności operacyjnej i zgodności z przepisami.
Zespoły prawne i ds. zgodności
Działy prawne wykorzystują oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, aby kierować umowami na etapach ich sporządzania, przeglądu, negocjacji i realizacji. Zespoły ds. zgodności wykorzystują je do zarządzania dokumentacją regulacyjną, przygotowywania audytów i potwierdzania zgodności z politykami. Funkcje śledzenia audytu oferowane przez platformy do zarządzania przepływem pracy są szczególnie cenne dla tych zespołów, ponieważ muszą one wykazać, że przestrzegano ustalonych procedur i uzyskano odpowiednie zgody na każdym etapie procesu.
Zespoły sprzedaży i obsługi klienta
Zespoły sprzedaży wykorzystują oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, aby ujednolicić procesy zatwierdzania transakcji, autoryzacji rabatów i generowania ofert. Zespoły ds. sukcesu klienta i wsparcia stosują je do zarządzania procedurami eskalacji, śledzenia umów SLA i procesów wdrażania klientów. Strukturyzacja tych procesów pozwala organizacjom zagwarantować, że zadania związane z obsługą klienta są obsługiwane w sposób zrównoważony i że nic nie zostanie pominięte w krytycznych momentach przekazania.
Różne typy oprogramowania do zarządzania przepływem pracy
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy występuje w kilku różnych formach. Każda z nich jest zaprojektowana tak, aby obsługiwać inny poziom złożoności procesów i inny profil użytkowników w organizacji.
-
Wizualne narzędzia do tworzenia przepływów pracy dla użytkowników biznesowych: Platformy te stawiają na łatwość obsługi, oferując interfejsy typu „przeciągnij i upuść”, które umożliwiają użytkownikom bez wiedzy technicznej projektowanie, wdrażanie i modyfikowanie przepływów pracy bez konieczności pisania kodu. Zazwyczaj obsługują proste, sekwencyjne i równoległe przepływy zatwierdzania, przechwytywanie danych za pomocą formularzy oraz podstawową integrację z popularnymi aplikacjami biznesowymi. Narzędzia te doskonale sprawdzają się w zastosowaniach działowych, takich jak kierowanie zatwierdzaniem, zarządzanie wnioskami i prosta koordynacja procesów, gdzie głównym celem jest zastąpienie procesów opartych na poczcie elektronicznej lub dokumentach papierowych ustrukturyzowanym, cyfrowym przepływem pracy.
-
Platformy koordynacji procesów przedsiębiorstwa: Platformy te, przeznaczone dla dużych organizacji ze złożonymi procesami międzydziałowymi, oferują zaawansowane możliwości, takie jak rozgałęzienia warunkowe, zarządzanie podprocesami, silniki reguł, monitorowanie SLA i głęboką integrację z planowania zasobów przedsiębiorstwaSystemy zarządzania relacjami z klientami (CRM) i kapitałem ludzkim (HR). Wspierają one orkiestrację procesów na dużą skalę, umożliwiając organizacjom zarządzanie tysiącami równoczesnych instancji procesów przy jednoczesnym zachowaniu zgodności i widoczności operacyjnej. Platformy te często zawierają funkcje eksploracji procesów i analizy, które pomagają organizacjom stale ulepszać przepływy pracy w oparciu o rzeczywiste dane dotyczące wydajności.
-
Narzędzia automatyzacji przepływu pracy zorientowane na integrację: Niektóre platformy zarządzania przepływem pracy koncentrują się przede wszystkim na łączeniu różnych systemów oprogramowania i automatyzacji przepływu danych oraz działań między nimi. Narzędzia te doskonale sprawdzają się w tworzeniu zautomatyzowanych przepływów pracy obejmujących wiele aplikacji, uruchamianych przez zdarzenia w jednym systemie i realizujących działania w kilku innych. Chociaż mogą one oferować mniej zaawansowane możliwości projektowania procesów niż dedykowane platformy korporacyjne, są szczególnie cenne dla organizacji, które chcą wyeliminować ręczny transfer danych i skoordynować działania w ramach rozproszonego stosu technologicznego.
Funkcje oprogramowania do zarządzania przepływem pracy
Zestaw funkcji oprogramowania do zarządzania przepływem pracy znacząco się rozszerzył, ponieważ organizacje potrzebują bardziej zaawansowanych narzędzi do zarządzania przepływami pracy. Chociaż podstawowe funkcje projektowania i realizacji procesów pozostają fundamentalne, nowoczesne platformy oferują szeroki wachlarz narzędzi wspierających każdy etap cyklu życia przepływu pracy.
Wersja standardowa
Projektant procesów wizualnych
Podstawą każdej platformy do zarządzania przepływem pracy jest wizualny interfejs do projektowania i mapowania procesów. Większość narzędzi oferuje edytory typu „przeciągnij i upuść”, w których użytkownicy mogą definiować kolejność kroków w przepływie pracy, określać osoby odpowiedzialne za każdy krok, ustawiać warunki determinujące sposób kierowania pracą oraz konfigurować równoległe ścieżki, w których wiele działań może być wykonywanych jednocześnie. To wizualne podejście sprawia, że logika procesów jest dostępna dla użytkowników biznesowych i gwarantuje, że przepływy pracy są udokumentowane i zrozumiałe dla wszystkich zaangażowanych.
Kreator formularzy i przechwytywanie danych
Przepływy pracy są zazwyczaj inicjowane i sterowane danymi, niezależnie od tego, czy chodzi o pracownika składającego wniosek urlopowy, dostawcę wysyłającego fakturę, czy klienta zgłaszającego zgłoszenie do pomocy technicznej. Wbudowane kreatory formularzy pozwalają organizacjom tworzyć niestandardowe formularze wprowadzania danych, które gromadzą informacje potrzebne na każdym etapie procesu. Formularze te mogą zawierać reguły walidacji, pola warunkowe wyświetlane na podstawie poprzednich odpowiedzi oraz funkcje przesyłania plików, co gwarantuje, że kompletne i dokładne informacje zostaną zebrane z góry.
Trasowanie i eskalacja zatwierdzeń
Kierowanie zadań do właściwego zatwierdzającego na podstawie zdefiniowanych reguł to podstawowa funkcja oprogramowania do zarządzania przepływem pracy. Platformy zazwyczaj obsługują zatwierdzenia sekwencyjne, zatwierdzenia równoległe, routing oparty na progach, gdzie różne kwoty lub poziomy ryzyka uruchamiają różne łańcuchy zatwierdzeń, a także reguły delegowania na wypadek niedostępności głównych zatwierdzających. Reguły eskalacji automatycznie przekierowują wstrzymane zadania lub powiadamiają przełożonych, gdy czas reakcji przekroczy zdefiniowane progi.
Powiadomienia i przypomnienia
Informowanie uczestników o oczekujących działaniach i statusie zainicjowanych przez nich przepływów pracy jest kluczowe dla utrzymania tempa procesu. Oprogramowanie do zarządzania przepływami pracy oferuje konfigurowalne powiadomienia e-mail, alerty w aplikacji oraz, coraz częściej, integrację z platformami komunikacyjnymi. Automatyczne przypomnienia o zaległych zadaniach i zbliżających się terminach gwarantują, że praca nie zostanie wstrzymana z powodu nieświadomości osoby, która ma coś do zrobienia.
Ślad audytu i historia procesu
Każda czynność w ramach zarządzanego przepływu pracy jest automatycznie rejestrowana, tworząc kompletny i niezmienny zapis procesu. Ten ślad audytu rejestruje, kto wykonał daną czynność, kiedy ona nastąpiła, jakie dane zostały przesłane lub zmienione oraz jakie decyzje zostały podjęte. Ta funkcja jest niezbędna do zapewnienia zgodności, rozwiązywania sporów i ciągłego doskonalenia, eliminując potrzebę ręcznego rejestrowania działań procesowych.
Raportowanie i analityka
Narzędzia raportowania pozwalają właścicielom i menedżerom procesów mierzyć wydajność swoich przepływów pracy w oparciu o kluczowe wskaźniki, takie jak czas cyklu, wskaźnik ukończenia, wskaźnik błędów i zgodność z SLA. Pulpity nawigacyjne zapewniają szybki podgląd stanu procesów w całej organizacji, a możliwość filtrowania i przeglądania danych pomaga zespołom identyfikować konkretne obszary, w których procesy można udoskonalić.
Kluczowe cechy, których należy szukać
Logika warunkowa i dynamiczne trasowanie
Zaawansowane platformy zarządzania przepływem pracy obsługują złożoną logikę warunkową, która określa przepływ pracy w procesie na podstawie danych powiązanych z każdą instancją. Obejmuje to rozgałęzienia if-then, reguły wielowarunkowe oraz dynamiczne przypisywanie zadań w oparciu o obciążenie pracą, rolę, lokalizację lub inne atrybuty. Ta funkcja jest kluczowa dla organizacji, w których procesy różnią się w zależności od specyfiki każdego zlecenia, na przykład w procesach zaopatrzenia, gdzie różne poziomy wydatków wymagają różnych poziomów autoryzacji.
Szablony procesów i komponenty wielokrotnego użytku
W organizacjach zarządzających wieloma różnymi przepływami pracy, możliwość tworzenia i udostępniania szablonów procesów oraz wielokrotnego użytku komponentów przepływów pracy znacznie skraca czas potrzebny na wdrożenie nowych procesów. Biblioteki szablonów pozwalają zespołom zacząć od sprawdzonych wzorców i dostosować je do swoich specyficznych potrzeb, zamiast budować każdy przepływ pracy od podstaw. Wielokrotnego użytku komponenty, takie jak standardowe sekwencje zatwierdzania lub konfiguracje powiadomień, zapewniają zgodność z Wadysistency w przepływach pracy i redukują nakłady na konserwację.
Dostęp do API i integracja systemów
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy rzadko działa w izolacji. Możliwość integracji z innymi systemami biznesowymi za pośrednictwem interfejsów API, webhooków i gotowych konektorów jest niezbędna do tworzenia przepływów pracy obejmujących wiele aplikacji. Funkcje integracji umożliwiają przepływom pracy pobieranie danych z systemów źródłowych, przesyłanie aktualizacji do systemów niższego rzędu oraz wyzwalanie działań na połączonych platformach. Solidna warstwa integracyjna umożliwia prawdziwą orkiestrację procesów w całym stosie technologicznym organizacji.
Dostęp mobilny i responsywny projekt
Wielu uczestników przepływów pracy, zwłaszcza osoby zatwierdzające i pracownicy terenowi, musi korzystać z przepływów pracy z urządzeń mobilnych. Platformy oferujące natywne aplikacje mobilne lub w pełni responsywne interfejsy internetowe zapewniają płynność pracy niezależnie od lokalizacji uczestników. Dostęp mobilny jest szczególnie ważny w przypadku przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem, gdzie opóźnienie zatwierdzenia przez pracownika delegowanego może wstrzymać cały proces.
Ważne wskazówki dotyczące wyboru oprogramowania do zarządzania przepływem pracy
Wybór odpowiedniej platformy do zarządzania przepływem pracy wymaga starannej analizy, wykraczającej poza porównanie list funkcji. Kilka praktycznych czynników może znacząco wpłynąć na to, jak dobrze narzędzie będzie służyć organizacji w dłuższej perspektywie.
Złożoność procesów, którymi należy zarządzać
Najważniejszym czynnikiem przy wyborze oprogramowania do zarządzania przepływem pracy jest złożoność procesów, które organizacja musi zautomatyzować. Zespół, który chce zdigitalizować proste przepływy pracy związane z zatwierdzaniem, ma zupełnie inne wymagania niż przedsiębiorstwo, które chce koordynować procesy wielodziałowe z wykorzystaniem logiki warunkowej, obsługi wyjątków i integracji z dziesiątkami systemów. Wybór platformy, która jest albo zbyt prosta, albo zbyt złożona w stosunku do rzeczywistych potrzeb organizacji, prowadzi do frustracji, niskiej adopcji i marnotrawstwa inwestycji. Zmapowanie najważniejszych przepływów pracy przed oceną dostawców pomaga zapewnić odpowiednie dopasowanie.
Łatwość użytkowania dla właścicieli procesów nietechnicznych
Wiele organizacji chce, aby użytkownicy biznesowi, a nie tylko pracownicy IT, mogli projektować i utrzymywać własne przepływy pracy. Użyteczność interfejsu projektowania procesów, jakość dokumentacji i szablonów oraz dostępność zasobów szkoleniowych wpływają na to, czy właściciele procesów potrafią samodzielnie korzystać z platformy. Kluczowe jest, aby oceniać narzędzie z perspektywy osób, które będą na co dzień tworzyć i zarządzać przepływami pracy, a nie tylko z perspektywy administratora.
Zarządzanie, zgodność i bezpieczeństwo
Platformy do zarządzania przepływem pracy obsługują wrażliwe dane operacyjne i egzekwują krytyczne procesy biznesowe. Ocena poziomu bezpieczeństwa dostawcy, w tym szyfrowania danych, kontroli dostępu opartej na rolach, certyfikatów zgodności i opcji przechowywania danych, jest niezbędna dla organizacji działających w regulowanych branżach. Ponadto platformy obsługujące kontrolę wersji definicji przepływów pracy, bramki zatwierdzania zmian w procesach oraz kompleksowe rejestrowanie audytów zapewniają możliwości zarządzania, których potrzebują większe organizacje.
Całkowity koszt posiadania i model Cennika
Ceny oprogramowania do zarządzania przepływem pracy są bardzo zróżnicowane – od subskrypcji na użytkownika, przez modele na instancję procesu, po ryczałtowe licencje korporacyjne. Zrozumienie, jak koszty rosną wraz z automatyzacją większej liczby procesów i wdrażaniem większej liczby użytkowników, ma kluczowe znaczenie dla uniknięcia nieoczekiwanych wydatków. Całkowity koszt posiadania (CCO) powinien również uwzględniać czas wdrożenia, szkolenia, rozwój integracji i bieżącą administrację, które składają się na rzeczywisty koszt wdrożenia i utrzymania platformy w dłuższej perspektywie.
Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy często działa równolegle z innymi kategoriami narzędzi biznesowych. Zrozumienie tych powiązanych kategorii pomaga organizacjom zbudować spójny stos technologiczny, w którym każde narzędzie służy odrębnemu celowi.
Oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi
Zarządzanie procesami biznesowymi Platformy w znacznym stopniu pokrywają się z oprogramowaniem do zarządzania przepływem pracy, ale zazwyczaj działają w szerszym zakresie. Podczas gdy zarządzanie przepływem pracy koncentruje się na projektowaniu i automatyzacji konkretnych procesów, oprogramowanie do zarządzania procesami biznesowymi obejmuje cały cykl życia procesów, od odkrywania, modelowania, symulacji, realizacji, monitorowania i optymalizacji. Organizacje z dojrzałymi praktykami zarządzania procesami mogą wykorzystywać platformy BPM jako warstwę strategiczną i narzędzia do zarządzania przepływem pracy do realizacji zadań w działach.
Oprogramowanie do automatyzacji procesów robotycznych
Narzędzia do automatyzacji procesów robotycznych uzupełniają oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy, automatyzując interakcje z aplikacjami, które nie posiadają interfejsów API ani możliwości integracji. Podczas gdy oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy koordynuje pracę między ludźmi a systemami, boty RPA mogą wykonywać powtarzalne zadania na poziomie ekranu w starszych systemach, takie jak kopiowanie danych między aplikacjami, wypełnianie formularzy czy pobieranie informacji z dokumentów. Wiele organizacji wdraża RPA równolegle z zarządzaniem przepływem pracy, aby osiągnąć kompleksową automatyzację procesów.
Oprogramowanie do zarządzania dokumentami
Wiele procesów biznesowych koncentruje się wokół dokumentów, takich jak umowy, faktury, regulaminy czy aplikacje. Oprogramowanie do zarządzania dokumentami zapewnia funkcje przechowywania, wersjonowania, kontroli dostępu i wyszukiwania, które uzupełniają procesy routingu i zatwierdzania zarządzane przez platformy zarządzania przepływem pracy. Integracja tych dwóch kategorii gwarantuje, że dokumenty przechodzą przez odpowiednie etapy przeglądu i zatwierdzania, zachowując jednocześnie pełną historię wersji i ścieżkę audytu dostępu.
Programy do zarządzania projektami
Podczas gdy oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy koncentruje się na powtarzalnej, procesowej pracy, oprogramowanie do zarządzania projektami jest przeznaczony dla unikalnych, ograniczonych czasowo inicjatyw z określonymi datami rozpoczęcia i zakończenia. Te dwie kategorie raczej się uzupełniają niż konkurują. Organizacje często korzystają z oprogramowania do zarządzania przepływem pracy w przypadku standardowych procesów operacyjnych oraz oprogramowania do zarządzania projektami w przypadku projektów ad-hoc, a integracja między nimi zapewnia, że kamienie milowe projektu mogą uruchamiać operacyjne przepływy pracy i odwrotnie.
